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Bei Projekten, welche ein besonderes Maß an Koordination und
Organisation erfordern, dies ist bei Immobilien- bzw. Bauprojekten
fast immer der Fall, dient das Projektmanagement der effizienten Bewältigung
solch komplexer Vorhaben. Projektmanagement ist eine "qualifizierte
Auftraggeberfunktion" und keine Leistung, die von Beauftragten
für die Projektplanung (z. B. Architekten) und für die Projektausführung
(z. B. Baufirmen) gemäß deren Leistungsbildern, die in
den Gebührenordnungen festgelegt sind bzw. gemäß deren
Leistungsverzeichnissen, zu erbringen sind.
Projektleitung und Projektmanagement sind somit eine Tätigkeit,
welche in der Folge die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation,
-techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes umfasst
und gliedert sich angelehnt an das Leistungsbild Projektmanagement
(GOPM), herausgegeben von der Bundesingenieurkammer, in folgende Teilleistungen.
PROJEKTLEITUNG/ PROJEKTSTEUERUNG
Definition der Projektziele
Gemeinsame Festlegung der Projektziele hinsichtlich Quantität,
Qualität, Kosten und Termine mit dem Auftraggeber bzw. Übernahme
dieser Projektziele aus der vorangegangenen Projektentwicklung. Erarbeitung
von Vorgaben für die Bauvorbereitungs- und Bauausführungsphase
auf Basis dieser Projektziele. Kontrolle der Einhaltung dieser Vorgaben
in allen Projektphasen.
Konfliktmanagement
Mithilfe bei der Lösung von Konflikten, um einen reibungslosen
und effizienten Projektablauf zu ermöglichen.
Berichtswesen, Dokumentation
Periodische Gesprächsführung und Berichterstattung (Protokolle)
auf festgelegten Besprechungsebenen zur Herbeiführung der für
die Gesamtabwicklung erforderlichen Entscheidungen im festgelegten
Kosten-, Termin- und Qualitätsrahmen. Planung und Festlegung
der Dokumentenstruktur.
Versicherungsmanagement
Einholung von Angeboten für Bauwesen- und Bauherrnhaftpflichtversicherungen
und Erarbeiten von Vergabevorschlägen.
Kostenermittlung, -kontrolle, -steuerung
Gemeinsame Festlegung des Projektbudgets mit dem Auftraggeber (inkl.
Festlegung der Grundlagen der Kostenermittlung). Erarbeiten eines
Finanzmittelplanes. Ermittlung der zeitlichen Verteilung der voraussichtlichen
Finanzmittelabflüsse. Feststellung der Finanzmittelzuflüsse
in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Überprüfung der von
den Planern und Sonderfachleuten vorgelegten Kostenermittlungen auf
Plausibilität. Festlegung der Baukostengliederung. Überwachung
der Baukosten nach ihrem System. Laufende Erfassung und Verfolgung
aller kostenrelevanten Daten. Periodischer 14-tägiger Ausdruck
der Baukostenentwicklung (aktueller Kostenstatus). Erstellen von Soll-Ist-Vergleichen,
bei denen die Soll-Vorgaben der Kostenplanung den aktuellen Kosten-Daten
(Ist-Kosten) und der Zahlungsprognose gegenübergestellt werden.
Ausarbeitung und Durchführung der erforderlichen Steuerungsmaßnahmen
in Abstimmung mit dem Auftraggeber.
Terminplanung, -kontrolle, -steuerung
Rahmentermin- und Grobterminplanung:
Beschaffung der Termingrundlagen und Ausarbeitung der Rahmen- und
Grobterminpläne unter Beachtung der mit dem Auftraggeber abgestimmten
Ecktermine und Grundsatzentscheidungen. Unterstützung der örtlichen
Bauaufsicht bei der Detailterminplanung. Laufende Kontrolle der Rahmen-
und Grobterminplanung. Ausarbeitung und Durchführung der erforderlichen
Steuerungsmaßnahmen in Abstimmung mit dem Auftraggeber.
Qualitätsplanung, -kontrolle, -steuerung
Gemeinsame Erfassung der übergeordneten, nutzerbezogenen Qualitätsanforderungen
und Festlegung des Qualitätsrahmens mit dem Auftraggeber. Überprüfung
der Baubeschreibung auf Einhaltung der Qualitätsfestlegungen.
Überprüfung der Leistungsverzeichnisse auf Übereinstimmung
mit der Baubeschreibung. Veranlassung eventuell erforderlicher Korrekturmaßnahmen
in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Unterstützung des Auftraggebers
bei der Übernahme der einzelnen Gewerke.
Baubuchhaltung und Zahlungsverkehr
Überprüfung der Vertragsmäßigkeit aller Rechnungen.
Erfassung und Verwaltung aller Rechnungen. Verwaltung von Gegenforderungen
des Auftraggebers und Abzug bei den Rechnungen (Vertragsstrafen, Versicherungen,
allgemeine Bauschäden etc.) Freigabe der Rechnungen zur Anweisung
und Ausdruck eines Rechnungsdeckblattes. Führung von Zahlungsfreigabelisten
und Abstimmung dieser Listen mit dem Auftraggeber. Verwaltung der
Bankgarantien für Deckungsrücklässe und Haftungsrücklässe.
Durchführung der Anweisung aller Rechnungen mittels Telebanking
und Führung des Projektkontos auf besonderen Wunsch des Auftraggebers.
Ermittlung der Gesamtinvestitionskosten nach Vorlage aller Schlussrechnungen.
PROJEKTORGANISATION UND -KOORDINATION
Aufbau- und Ablauforganisation
Konzipieren der Aufbauorganisation durch Feststellung der Projektbeteiligten
und Zuordnung der Aufgaben und Kompetenzen. Konzipierung der Ablauforganisation
durch Festlegen des Zusammenwirkens der Projektbeteiligten, der Verfahrensabläufe
und des Informationsflusses.
Leistungsbilder der Planer und Sonderfachleute
Ausarbeitung der Leistungsbilder für die erforderlichen Planungs-
und Beratungsleistungen unter Berücksichtigung der Schnittstellen
zwischen den einzelnen Leistungsbildern. Einholung von Angeboten,
Mitwirkung bei den Honorarverhandlungen und Erstellung von Vergabevorschlägen
für diese Leistungen.
Planung koordinieren und überwachen
Organisation der Besprechungen mit den Gremien des Auftraggebers:
Aufbereitung der Tagesordnung mit allen Unterlagen, die zur Entscheidungsfindung
notwendig sind. Teilnahme an allen für den Projektfortschritt
erforderlichen Beratungen beim Auftraggeber. Koordination der einzelnen
Planer und Sonderfachleute zum Ziele einer Planung nach den Grundsätzen
der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit.
Koordinierung und Einbringung der vom Auftraggeber erhobenen Nutzerforderungen.
Ausschreibungs- und Vergabeverfahren durchführen
Ausarbeitung von allgemeinen und besonderen Vertragsbedingungen unter
Berücksichtigung der besonderen Erfordernisse des Projektes.
Abstimmung der erforderlichen Ausschreibungsunterlagen mit den Planern
und Sonderfachleuten. Durchführung des Ausschreibungsverfahrens
unter Einhaltung der Vergabegesetze: Beratung des Auftraggebers bei
der Wahl der Vergabeart (z.B. EU-weites Verfahren, offenes Verfahren,
nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren). Veröffentlichung
der Ausschreibungen, Ausgabe der Ausschreibungsunterlagen, Entgegennahme
der einlangenden Angebote, Durchführung und Protokollierung der
Angebotsöffnungen. Veranlassung der rechnerischen und fachtechnischen
Überprüfung der eingegangenen Angebote, der Analyse der
Angebote und der Erstellung der erforderlichen Preisspiegel. Leitung
und Protokollierung der erforderlichen Aufklärungsgespräche.
Erstellung von schriftlichen Vergabevorschlägen an den Auftraggeber.
Ausarbeitung der Werkverträge der ausführenden Firmen und
Organisation der Vergaben.
VERTRAGSMANAGEMENT
Erstellung aller Verträge mit Planern und Sonderfachleuten. Unterstützung
des Auftraggebers bei der Erstellung von Sonderverträgen, wie
Baurechtsverträge, Leasingverträge, Förderungsverträge
etc. EDV-mäßige Erfassung und Verwaltung aller Vertragsdaten
Erfassung aller von der örtlichen Bauaufsicht aufbereiteten Folgeaufträge
(Nachtrags-, Zusatz-, Regie-, Minderungs- und Änderungsaufträge).
Organisation und laufende Kontrolle des Werkvertragslaufes mit Checklisten.
Verwaltung der Bankgarantien für Vertragserfüllung.
GRUNDSTÜCKSAUFSCHLIESSUNG
Bauvorbereitungsmaßnahmen
Die Veranlassung und Koordinierung von Vermessungsarbeiten, Baugrunduntersuchungen,
Bodenordnungen und Grenzregulierungen, Einholung von Sachverständigengutachten,
Rodungen, Gewässerschutz.
Freimachung
Die Verhandlung und Vertragsgestaltungen hinsichtlich Abfindungen
und Entschädigungen für Miet-, Pacht- und sonstiger dinglicher
Rechte.
Aufschließung Infrastruktur
Die Veranlassung und Koordinierung sämtlicher Aufschließungsmaßnahmen
wie Straße, Wasser, Strom, Gas, Telefon und Entsorgung mit den
Sonderfachleuten und den zuständigen Behörden und Ämtern
sowie damit zusammenhängende grundbücherliche Erledigungen.
ARCHITEKTENWETTBEWERB / GUTACHTERVERFAHREN
Durchführung von Ideenwettbewerben
Für aus der Projektentwicklung gewonnene klar definierte Projektziele
werden über einen Ideenwettbewerb Gestaltungsvorschläge
eingeholt.
Raum- und Funktionsprogramm
Erstellung eines Raum- und Funktionsprogrammes bzw. analysieren eines
bestehenden. Erarbeiten von Wettbewerbvorgaben, die ein wirtschaftliches
Verhältnis der Nutzflächen zur Kubatur des Gebäudes
gewährleisten.
Bebauungsbedingungen
Überprüfen der technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen
der Bebaubarkeit und Formulierung der Wettbewerbsvorgaben.
Wahl des Verfahrens für den Ideenwettbewerb
Beratung bei der Auswahl jenes Verfahrens, welches für Projekt
am besten geeignet bzw. erforderlich ist. Im wesentlichen handelt
es sich um folgende Verfahren:
- Gutachterverfahren (Einladung an eine beschränkte Zahl Planungsbüros)
- offenes regionales Verfahren
- EU-weites offenes Verfahren gemäß Dienstleistungsrichtlinie.
Erstellung der Wettbewerbsausschreibung
Erstellung von Wettbewerbsausschreibung mit allen technischen und
rechtlichen Bedingungen. Beratung bei der Zusammensetzung des Preisgerichtes.
Veranstalter
Übernahme der Durchführung des Wettbewerbes, Beantwortung
und Koordination von Rückfragen, Organisation des Kolloquiums
und Übernahme der Wettbewerbsprojekte.
Technische Vorprüfung
Überprüfung der eingelangten Wettbewerbsprojekte auf Übereinstimmung
mit der Wettbewerbsausschreibung und Erfassung des Ergebnisses in
einem übersichtlichen Prüfbericht.
Sitzung des Preisgerichtes
Organisation der Sitzung des Preisgerichtes und Unterstützung
als technischer Berater. Aufbereitung der Präsentation der eingelangten
Wettbewerbsprojekte.
Kaufmännische Abwicklung des Ideenwettbewerbes
Beratung bei der Festsetzung der Höhe der Preisgelder, Koordination
und Überprüfung der Abrechnung der Wettbewerbsteilnehmer
sowie Mitglieder des Preisgerichtes und Erstellungen einer Gesamtkostenabrechnung.
BEHÖRDLICHE GENEHMIGUNG
Behördenverfahren durchführen
Veranlassung, Aufbereitung und Koordinierung aller erforderlichen
Behördenverfahren in Abstimmung mit den Auftraggebern, Planern
und Sonderfachleuten wie Umwidmung, Flächenwidmungsplan, Bauplatzerklärung,
baubehördliches Verfahren, gewerbebehördliches Verfahren,
wasserrechtliche Verfahren, naturschutzrechtliche Verfahren und dgl.
mehr.
Behördliches Überprüfungsverfahren koordinieren
Veranlassung und Koordination der erforderlichen behördlichen
Überprüfungsverfahren.
PLANUNGS- UND BAUKOORDINATION
Baudurchführung koordinieren und überwachen
Laufende Überwachung der übergeordneten Kosten-, Termine-
und Qualitätsvorgaben und Abstimmung mit dem Auftraggeber (exkl.
der Leistungen der örtlichen Bauaufsicht).
BEGLEITENDE BAUKONTROLLE
Bei bereits vorhandenem externen Projektmanagement, Generalplaner,
Generalunternehmer soll die Abwicklung begleitend überwacht werden.
Die begleitende Kontrolle nimmt als unabhängiger Treuhänder
Ihres Vertrauens Ihre Interessen wahr.
Kontrolle der Planung
Kontrolle der Planungsvorgaben auf Plausibilität; Umsetzung des
Raum- und Funktionsprogrammes in der Phase der Vorentwurfs- und Entwurfsplanung
(Wirtschaftlichkeit; technische Umsetzbarkeit, Gestaltung), der Einreichplanung
auf Einhaltung der baurechtlichen Vorschreibungen und Übereinstimmung
mit der vom Bauherrn freigegebenen Entwurfsplanung; des Planungsterminplanes
auf Plausibilität, der Grobkostenermittlung auf Plausibilität
und Kontrolle ob alle erforderlichen Genehmigungsverfahren durchgeführt
werden.
Kontrolle der Ausschreibung
Kontrolle der Ausschreibung und deren Ergebnisse; der formalen Abwicklungsvorgänge
auf Korrektheit und Vollständigkeit, der Vergabevorschläge,
wenn sich durch Massenveränderungen oder Alternativangebote die
ursprüngliche Reihung der Bieter verändert.
Kontrolle der Ausführung
Kontrolle der Ausführungs- und Detailplanung auf Übereinstimmung
mit der Einreichplanung; der Werkverträge mit ausführenden
Firmen; des Baufortschrittes bezüglich Rahmenterminen; der Kostenermittlung
bezüglich Gesamtinvestitionskosten und der Leistungen der örtlichen
Bauaufsicht.
Kontrolle der Bauabrechnung
Im Rahmen einer gesonderten Beauftragung kann auch die Bauabrechnung
überprüft werden.
Kontrolle der Projektänderungen
Kontrolle von Projektänderungen in allen Projektphasen, Überprüfung
auf Notwendigkeit und Übereinstimmung mit der ursprünglichen
Zielsetzung der Planung; der Übergabe; der Abnahmen und Übergabe
der Gewerke auf vertragsgemäße Erfüllung.
Schlussbericht
Erstellung eines Schlussberichtes.
Kontrollen innerhalb der Gewährleistungsfrist
Im Rahmen einer gesonderten Beauftragung kann auch die begleitende
Kontrolle innerhalb der Gewährleistungsfrist wahrgenommen werden.
INBETRIEBNAHME / ÜBERGABE / MÄNGELMANAGEMENT
Inbetriebnahme unterstützen
Beratung des Auftraggebers bei der Organisation der Besiedelung und
Inbetriebnahme des Bauobjektes.
Übergabe, Übernahme organisieren
Organisation und Protokollierung der Übergabe des fertiggestellten
Bauobjektes an den Auftraggeber.
Mängelmanagement
- Erfassung und Beurteilung von Mängelrügen.
- Veranlassung der Mängelbehebung durch die örtliche Bauaufsicht.
- Verwaltung der Bankgarantien für Haftungsrücklass.
- Feststellung der Mängelfreiheit des Bauobjektes.
Schlussbegehung organisieren
Organisation und Protokollierung der Schlussbegehung des Bauvorhabens.
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